指導報告書の工数が大幅に改善されました

You-学舎

代表桧沢先生 所在地大阪府茨木市中津町16-16 コーセイビル3F 対象小学生・中学生・高校生
個別指導 101-300人
使用機能 指導報告書 成績管理 入退室

課題

指導報告書を紙で作成/郵送していたが、講師と社員の大きな負担となっていた上に、郵送する時期に遅延が発生していた。

効果

Comiruの導入と共に運用を改善していくことで、スムーズに作成と送付ができるようになった。

指導報告書の運用を解決するためにComiru導入を検討

ーーComiruを導入するきっかけを教えてください。

桧沢:インテックス大阪で開催されていたEXPOでComiruのブースに行き当たったのがきっかけです。最近の保護者はLINEを使っている方が多いので、ペーパレス化の時代が来るんだろうな思ったのが、Comiruを検討したきっかけです。

ーー当時は、どのような課題やお悩みがありましたか?

桧沢:指導報告書の運用が課題でした。当時は紙で作成した上で郵送していましたが、次第に講師の負担になり、更にそれを取りまとめる社員にとっても負担になっていっていました。そして、次第に簡略化していきました。最後は遅刻したかどうか、宿題をやってきたかの簡単な報告書になっていました。すると、保護者から、1ヶ月後に「遅刻しました」「宿題やってきてませんでした」となっても「今更・・・」という声があがっていました。そういったことをComiruで解決したいと思いました。

講師の声に耳を傾けながら、運用体制を構築

ーー指導報告書の導入時、講師の反応はどうでしたか?

桧沢:教室によって差がありました。何の問題もなくスムーズに受け入れてくれる教室と、新しい取り組みだったので、なかなかそれに慣れない教室とに分かれました。

ーーそうだったのですね。慣れない教室はどのように対応しましたか?

桧沢:何回もミーティングをして話を聞きました。そうすることで、徐々に理解してもらえるようになりました。このように、新しいことをする上で、すぐに対応できないケースは仕方ないことだと思っています。指導報告に限らず、定期的に教室の意見を汲み上げることで、オペレーションの改善に努めています。実際に、今回お越しいただくということで、講師からの意見をまとめてきました。中には、弊社だけでは解決できないこともあるので、そういったことはComiruに相談させてもらいたいと思っています。

ーーぜひご相談ください。早速社内で検討させて頂きます!指導報告書の運用については、どのような対策をされましたか?

桧沢:Comiru導入当初は、報告書の自由度が高すぎて講師に負担を掛けていました。そこは、テンプレートを用意することで負担を減らしました。また、指導報告書を作成するデバイスを、PCに限定していたのですが、それだとPCを使うための順番待ちになっていました。そこで、スマホの使用を許可することで、場所や時間を問わずに作成できる体制に変更しました。これらによって、運用が円滑になりました。

高校生の保護者にも評判が良い入退室管理

ーーその他に使われている機能はありますか?

桧沢:入退室ですね。Comiruを導入して、一番保護者から評判が良いのが入退室なんですよ。

ーー生徒の割合は中学生が一番多いですか?

桧沢:そうですね。中学生が最も多いです。中学生の保護者に入退室の評判が良いのはそうなのですが、わりと高校生の保護者にも評判が良いです。高校生になると、親が介入できなくなっているので、それこそ塾に行ったのかどうかを保護者が把握しにくくなります。そのため、生徒が入退室を忘れると、保護者から連絡がきますね。

ーー成績管理はどのように運用されていますか?

桧沢:今までは紙ベースで成績表を書いて、それを元に面談を行っていました。Comiruは、データを元に表を作成できるので、それを面談で使うようになりました。

ーー紙より便利だなと思う部分はどういったところでしょうか?

桧沢:今紙だと一覧性が低いのが問題でした。生徒別にファイルがあったのですが、並べて比較するのが面倒でした。そのため、各教室がエクセルで一覧表を作っていたため、それなりの工数になっていました。今では、Comiruで簡単に比較できるのでありがたいです。

ーーありがとうございます。その他に、業務負担を軽減できていることはありますか?

桧沢:導入教室のうち3教に事務スタッフがいるのですが、格段に楽になったと思います。当時は、月1回の報告書のコピーも相当な量だったようです。紙代の軽減も考慮すると、コストはかなり軽減されていると思います。

保護者へのサービス向上こそComiruの特徴

ーーそれでは、業務軽減以外で効果はありましたでしょうか?

桧沢:そうですね、使ってみて分かったことですが、Comiru を使うことは「サービス向上につながる」いうところが一番なんだろうなという認識に変わってきています。保護者への小さな積み重ねが信頼にもなってくるでしょうから、それはすごく大事ですよね。新しい運用に戸惑う講師がいたとしても、「楽になるからじゃないよ」という伝え方に変わってきています。楽になるためではなく、「保護者様に対してのサービス向上」が大事だからということを伝えています。

ーーまさにComiruのコンセプトを伝えていただけて大変嬉しいです。最後に、塾運営全体を通じてComiruを導入してよかったことを教えてください!

桧沢:私自身が校舎間を移動していることが多いので、授業の記録などをどこでも確認でき、どこからでも指示ができるようになったことが便利だなと思います。まだ古い業界なので紙至上主義が残っていることもありますが、大きな流れとしては変わっていっていると思います。より便利でサービスの上でも向上できるものが増えているので、その流れには乗って行くべきだと考えています。Comiruに決めたひとつの理由として、日々機能が改善されていくこともあります。色々な意見があっても、それを吸収する姿勢が好きだなと思っています。そして、そこに期待しているっていうところがあります。プレッシャーをかけているわけじゃないんですけど(笑)

ーーいえいえ・・・本当にありがとうございます。これからも変化していく姿勢を大切にしていきます。貴重なご意見ありがとうございました。

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